Kwatermistrzem być

„Obóz Letni” to hasło, które wyzwala pełne spektrum emocji. Od radości z kolejnego harcerskiego wyjazdu czy poczucia wychowawczej misji, przez nutkę niepewności rodziców lub nowych członków drużyny, aż po niepokój i zimny pot oblewający czoło obozowej kadry.

Nie ulega wątpliwości, że każde środowisko organizuje obóz na swój sposób. Ma do tego pełne prawo – więcej! To wręcz wprost wynika z metody harcerskiej, jej indywidualności, oraz różnorodności całorocznej pracy drużyn. Każdy obóz powinien jednak mieścić się w pewnych metodyczno-programowych ramach, mieć jasno określone cele, być podsumowaniem roku harcerskiego i dotychczasowej pracy wychowawczej, a jednocześnie początkiem dalszych działań. Takie ramy są też nakładane przez państwowe i wewnętrzne przepisy finansowe. Programowi obozu i jego budowie wielu znakomitych instruktorów harcerskich poświęciło już swoje opracowania, nie chcę więc skupiać się na tym aspekcie planowania Harcerskiej Akcji Letniej. Ja zaś chciałabym się zająć tym drugim wspomnianym przeze mnie aspektem i podzielić się własnymi doświadczeniami związanymi z organizacją obozu i pełnieniem podczas niego funkcji kwatermistrza. Tutaj również – ile środowisk, tyle różnych zadań wchodzących w zakres obowiązków osoby tytułowanej w ten sposób. Zaznaczam więc, że wszystkie moje słowa opieram na własnych doświadczeniach zdobytych podczas obozu drużyny wielopoziomowej z gromadami zuchowymi – i przechodzę do rzeczy!

Kwatermistrz czy też księgowy (lub, najczęściej chyba występujące, połączenie tych dwóch funkcji) to osoba, której praca często nie jest widoczna na pierwszy rzut oka, co skutkuje tym, że często jest ona niedoceniana – w końcu cóż ta nazwa oznacza dla szeregowego harcerza z drużyny? Owszem, słyszy w odczytywanym rozkazie, że jedna druhna czy druh jest mianowany na tę funkcję, w niektórych środowiskach oznacza to również, że nie bierze on czynnego udziału w prowadzeniu zajęć programowych. Nie zmienia to jednak faktu, że uczestnik, nawet jeśli ma już pojęcie o istnieniu takiej funkcji, to często nie czuje bezpośredniego przełożenia obowiązków kwatermistrza na życie obozowe i gdyby się go ktoś zapytał, jakich zadań chciałby się w przyszłości podjąć przy organizacji obozu, raczej rzadko usłyszelibyśmy w odpowiedzi, że tych dotyczących spraw finansowo-organizacyjnych. Przyczyn takiego stanu rzeczy z pewnością jest wiele – chociażby kulejące w drużynach wychowanie ekonomiczne czy pewna tendencja do posiadania coraz mniejszej wiedzy i umiejętności z zakresu gospodarności i finansów w społeczeństwie (edukacja finansowa i wychowanie ekonomiczne pozwalają nam nad takimi brakami pracować i warto o nich pamiętać), niski „etos kwatermistrza” i brak świadomości jego zadań… To tylko kilka z nich! A jakie są u Ciebie w środowisku?

Niestety, nawet wśród wędrowników, którzy zdecydowanie lepiej rozumieją obozową strukturę i często sami stanowią kadrę wypoczynku, ze świecą szukać ochotnika do podjęcia się zaplanowania obozowych wydatków – i z tego miejsca zachęcam do podejmowania takich wyzwań! Naprawdę warto!

Jeśli czytasz ten artykuł, bo szukasz konkretnych porad „na już” dotyczących planowania obozu, to chcę się z Tobą podzielić kilkoma wskazówkami, które sama chciałabym usłyszeć, zgłaszając się na tę funkcję i pełniąc ją, gdy byłam świeżo upieczonym osiemnastoletnim instruktorem (osoby doświadczone w tej materii z pewnością nie muszą czytać takich „oczywistości”, każdego jednak zachęcam do realizacji punktu pierwszego):

PRZED OBOZEM:

1. Przygotowania do objęcia funkcji rozpocznij od lektury Instrukcji HALiZ (dostępnej na stronie dokumenty.zhp.pl) ze szczególnym naciskiem na część „B” dotyczącą spraw organizacyjno-finansowych. Nie chcę tutaj streszczać zawartych w niej kwestii – są łatwo dostępne i dość przystępnie opisane, są też źródłem, od którego warto zacząć myślenie o podjęciu „kwatermistrzowskiego wyzwania”.

2. Miej numer do komendanta obozu i skarbnika hufca w „ulubionych”. Pewnie siłą rzeczy w pewnym momencie pojawią się one także same z siebie w najczęściej wybieranych – z komendantem będziesz na linii dość często, bo to jemu podlegasz i wspólnie odpowiadacie za finanse obozu. Jeśli czegoś nie jesteś pewien, konsultuj to ze skarbnikiem hufca – oczywiście nie oznacza to „zawracania gitary” przy każdej niejasności, ale zdecydowanie lepiej pytać, niż później „kreatywną księgowością” naprawiać błędy.

3. Ogranicz swój udział w innych aspektach organizacji obozu – ja niestety popełniłam ten błąd i odpowiadałam jednocześnie za finanse, sprzęt i program obozu. Nikomu nie polecam takiego rozwiązania! Lepiej skupić się na jednej rzeczy i zrobić ją porządnie, bo w innym wypadku jest duże prawdopodobieństwo, że nie będzie się mieć życia przez kilka miesięcy przed obozem lub że będzie się niezadowolonym ze swojej pracy.

4. Już na wstępie planowania wydatków uwzględnij wszystkie dodatkowe koszty organizacyjne – nawet, jeśli Chorągiew nie odciąga bezpośrednio od obozu 4% kosztów, to często hufce mogą naliczać dodatkową opłatę na przykład za prowadzenie rozliczeń. Upewnij się, ile i komu będziesz musiał zapłacić.

5. Jak najszybciej rezerwuj bazę obozową – jeśli jedziesz na stanicę – lub dogaduj miejsce na obóz samodzielny. Planowanie obozu zaczyna się na wcześniejszych wakacjach, a dotyczy to także spraw organizacyjnych, w tym finansowych. Jest grudzień, a już teraz wiele baz nie ma wolnych terminów na lato 2018! Przy wyborze bazy warto kierować się kilkoma rzeczami:

   1. Opinią od osób, które miały już przyjemność tam obozować – na co zwróciły uwagę, co im się nie podobało itd.

   2. Kontaktem z bazą – będziecie współpracować nie tylko podczas kilku tygodni obozu, ale także dużo wcześniej, planując wypoczynek. Jeśli czujesz, że korespondencja mailowa średnio się układa lub rozmowy telefoniczne są wymijające, zastanów się, czy nie przełoży się to na jakość Waszego obozu i ilość nerwów, które będą Wam towarzyszyć. Wam, a najbardziej Tobie, jako osobie odpowiedzialnej za miejsce. Ja miałam to szczęście, że udało nam się z komendą stanicy, na której organizowaliśmy swój obóz, złapać bardzo dobry kontakt i praktycznie od stycznia do lipcowego obozu byliśmy w stałym kontakcie, co ułatwiło nam wiele rzeczy, a mi, jako osobie bez doświadczenia, bardzo pomogło w wielu sprawach organizacyjnych.

   3. Atrakcyjnością okolicy – czy macie gdzie udać się na wędrówkę? Czy jest jezioro, w którym można się kąpać? Czy są jakieś skanseny, ogrody czy inne ciekawe miejsca w okolicy?

   4. Ceną i tym, co jest w niej zawarte – stawki za osobodzień na bazach potrafią być diametralnie różne, nawet od dwudziestu do czterdziestu kilku złotych! Zwróć uwagę na informację o tym, jaka część stawki jest przeznaczona na wyżywienie oraz co otrzymacie w ramach pozostałej kwoty – czy musicie mieć własny sprzęt, czy dostaniecie dostateczną liczbę kocy? Warto również bardzo dokładnie czytać umowę – ze szczególnym naciskiem na Wasze zobowiązania, np. te dotyczące służby na bazie (są sytuacje, w których nie spełnia ona funkcji wychowawczej, a może raczej „pomóc” w wykończeniu kadry i uczestników).

6. Dodaj stronę http://www.dokumenty.zhp.wlkp.pl/hal.htm do ulubionych zakładek – często będziesz z niej korzystać!

7. Jeśli masz taką możliwość, weź udział w szkoleniu organizowanym w chorągwi dotyczącym organizacji obozów – pozwoli Ci to usystematyzować wiedzę i lepiej zaplanować działania.

8. Dbaj o to, byś tylko Ty lub tylko komendant (zależy, jak się umówicie) dysponował pobraną zaliczką i na bieżąco kontrolował wydatki, żeby od samego początku ich pilnować, tak samo jak zwracanie uwagi na poprawność faktur – szkoda później czasu na bieganie po korekty.

W TRAKCIE OBOZU:

9. Na bieżąco prowadź książkę finansową oraz dekretuj i opisuj faktury – już abstrahując od tego, że takie są wymagania odgórne, przygotowywanie na raz 50 czy 100 faktur będzie naprawdę katorżniczą pracą i zdecydowanie lepiej rozłożyć sobie to w czasie.

10. Na bieżąco również kontroluj finanse – dobrze, byś zawsze wiedział, ile macie jeszcze do wydania. Pamiętaj też, że na obozie nie możecie jako środowisko zarabiać, więc dąż do tego, by wyjść na 0 przy uwzględnieniu wszystkich wydatków. Pamiętaj o uzupełnieniu sprzętu i o jego ewentualnych naprawach.

11. Angażuj kadrę instruktorską lub pomocniczą w swoje prace – nie chodzi tutaj o zrzucanie na nich całej „czarnej roboty”, ale właśnie o wychowanie ekonomiczne i przygotowywanie następcy do pełnienia tej „finansowej funkcji”. Z pewnością takiej osobie będzie łatwiej, jeśli wcześniej będzie wiedzieć chociaż, jak wygląda książka finansowa.

PO OBOZIE:

12. Zwróć uwagę, czy masz wszędzie, gdzie trzeba, pieczątki i podpisy, bo inaczej będzie Cię czekała dodatkowa wycieczka do chorągwi.

13. Rozlicz obóz tak szybko, jak to jest tylko możliwe, by móc w miarę na bieżąco uzupełnić ewentualne braki i mieć spokojną głowę przez resztę wakacji lub pourlopowy czas w pracy.

14. Podsumuj swoją pracę i wyciągnij wnioski, a następnie ciesz się tym, że teraz zaplanowanie i rozliczenie trzydniowego biwaku to dla Ciebie bułka z masłem!

Odpowiedzialność za sprawy finansowo-organizacyjne to pole do ogromnego rozwoju – można nauczyć się wielu rzeczy, które wykorzystuje się później także w życiu prywatnym. Ze wsparciem w hufcu i w komendzie obozu nie jest to aż takie trudne zadanie, jakby mogło się wydawać. Warto przy tym pamiętać o tym, by budować świadomość i postawy dotyczące finansów, gospodarności i oszczędności już wśród harcerzy, także podczas obozu, bo dzięki temu będą w przyszłości czuli się dobrzy w „finansowych sprawach” i chętniej będą wspierać pracę wychowawczą, nie będą się bać tak groźnie brzmiących słów jak „kwatermistrz” i nie będzie trzeba nikogo „przymuszać” czy „brać z przypadku” do bycia kadrą organizacyjną. Także nic, tylko czas działać!

Źródła:

• Instrukcja Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej

• Instrukcja Organizacyjna Harcerskiej Akcji Letniej i Zimowej

• Zakres obowiązków kadry obozów – przykład ze strony dokumenty.zhp.wlkp.pl

pwd. Agata Pruss